Umeshasikia mara ngapi kampuni inakuwa na vyanzo vingi vya taarifa kuhusu bidhaa/soko/wateja lakini bado haivitumii sawia vyanzo hivyo au haifahamu hata kuwa inavyo vyanzo hivyo? Sasa leo tuangalie unawezaje kutumia Ujasusi katika biashara yako leo?
Taarifa ndio kila kitu katika ulimwengu wa leo. Taarifa(Data) zina thamani kubwa ingawa thamani yake hutegemea jinsi unavyozikusanya na kuzichambua. Kama haujafanyika uchambuzi na upembuzi yakinifu, data hukosa maana yake halisi.
Sasa ili uweze kukusanya, kuchambua, kudadavua na kufanya tathmini sahihi hapo ndipo UJASUSI WA KIBIASHARA unapokuja kuhusika. Ujasusi huu unahusika zaidi na data za ndani ya kampuni kuhusu taarifu za wateja, aina za bidhaa/huduma zinazozalishwa, ubora wa bidhaa, huduma kwa wateja, kiwango cha usambazaji, mrejesho kutoka kwa wateja/wabia, Utendaji wa wafanyakazi pamoja na matumizi ya teknolojia.
Kuyafanya yote haya katika kiwango kinachotakiwa na kuleta majibu chanya, Biashara/kampuni haina budi kutengeneza mifumo mizuri ya kukusanya data pamoja na kuwa na wachambuzi (analysts) wazuri wa data hizo. Ndani ya miaka michache iliyopita Ujasusi wa Kibiashara (BI) umebadilika sana na kujumuisha taratibu mbalimbali ili kuhakikisha Utendaji wa Kibiashara Unaimarika.
Taratibu hizo zinajumuisha;
1. DATA MINING (UVUNAJI WA TAARIFA)
Hii ni ile jinsi kampuni hukusanya data kupitia taarifa mbalimbali za wateja wao pale wanapotembelea majukwaa yao, haswa yale ya kimtandao. Taarifa zinazokusanywa hapa ni kama majina na anwani, location, aina ya bidhaa/huduma zinazotumiwa zaidi, tovuti zinazotembelewa zaidi nakadhalika. Makampuni makubwa duniani hutumia sana njia hii kuvuna data za watumiaji wao na kuziuza kwa makampuni mengine kulingana na matakwa ya kibiashara. Kujua zaidi jinsi ya kutumia mitandao ya kijamii katika kukusanya data tafadhali tembelea makala kupitia makala hii IJUE NGUVU YA MITANDAO YA KIJAMII KATIKA BIASHARA.
2. REPORTING
Kiutaratibu kazi ikishafanyika huripotiwa katika mamlaka za juu katika kampuni/biashara ili kutoa maamuzi. Kushirikishana taarifa za uchambuzi katika biashara/kampuni hufanya zoezi la kutoa maamuzi kuwa jepesi na lisilotumia muda mrefu.
3. KULINGANISHA UTENDAJI
Utendaji wa biashara huimarika kirahisi pale kunapokuwa na kumbukumbu katika nyakati tofauti ambazo huonyesha viwango vya utendaji na hivyo kuchochea kufikia malengo ya kampuni kwa wepesi zaidi. Hii ni kama kumbusho kuwa Utendaji unapaswa kuimarika kuliko ulivyokuwa wakati uliopita.
4. UCHAMBUZI WA KITAKWIMU
Data zilizofanyiwa kazi huweza kuwekwa vizuri kupita michoro ya kitakwimu ambayo hutoa picha nzuri kuhusu data zilizokusanywa na hivyo kupatikana maamuzi sahihi kuhusu biashara.
5. UANDAAJI WA DATA
Ujumuishaji wa vyanzo mbalimbali vya taarifu, kutambua vipimo mbalimbali kwa pamoja hufanya zoezi la uchambuzi kuwa rahisi zaidi. Hapa wengine huita ‘Kuunganisha dots’.
UJASUSI UNA FAIDA GANI KWENYE BIASHARA?
Ukusanyaji wa data, uchambuzi, upembuzi mpaka inapofika wakati wa kutoa maamuzi, Ujasusi huleta matokeo chanya pale unapofanyika katika Biashara/Kampuni kwa kuzingatia taratibu zilizoelezwa hapo awali. Hapo ndipo utaelewa unawezaje kutumia Ujasusi katika biashara yako (Business Intelligence). Baadhi ya faida zinazoweza kupatikana kutokana na ujasusi huu ni;
i. Kugudua njia za kuongeza faida katika biashara. Likiwa ni lengo kuu la biashara yoyote, kupata faida kunaweza kuongezeka ama kupungua ikiwa utazingatia jinsi Ujasusi wako unavyoufanya katika shughuli za kila siku.
ii. Kuchambua tabia za wateja kuhusu bidhaa/huduma wanazozipenda zaidi na zile wasizozipenda, mtiririko wa manunuzi na mauzo.
iii. Kuwa na uwezo wa kupima, kufuatilia na kutabiri kuhusu mauzo na utendaji imara wa maswala ya kifedha katika biashara/kampuni yako.
iv. Kuimarisha Huduma kwa wateja na utaratibu wa kufikisha bidhaa/huduma kwa wakati.
v. Kutengeneza mipango mizuri ya kifedha, bajeti na makadirio ya kitaalamu zaidi.
vi. Kuwa na uwezo wa kuona fursa katika ushindani mkali wa masoko. Data hukuhakikishia nini cha kufanya ili kupata Soko kubwa katikati ushindani mkali unaoendelea duniani hivi sasa.
UNAWEZAJE KUTUMIA UJASUSI KATIKA BIASHARA YAKO (BUSINESS INTELLIGENCE)?
Kampuni na biashara zote hunufaika sana pale zinapotumia ujasusi katika shughuli zao. Lakini kuna vidalili ambavyo ukiviona basi huna budi kuanza kutumia mbinu za kijasusi ili kunusuru biashara/kampuni yako. Wacha tuzione dalili hizo kwa uchache hapa:
i. Kukosekana kwa nidhamu katika maeneo mbalimbali ya kiutendaji wa kampuni/biashara kama maswala ya fedha, mfumo wa habari na taarifa.
ii. Kampuni/biashara inapokua kwa ghafla kutokana na kupata faida kubwa katika wakati mfupi au kuongezeka kwa uwekezaji. Hapa usipotumia ujasusi vizuri utajikuta unarudi sifuri chap.
iii. Pale unapohitaji kupata taarifa fulani za kiutendaji zilizo sahihi na kwa haraka bila kufanya upembuzi yakinifu au kwa kudhania.
iv. Kuongezeka idadi ya wateja/watumiaji wanaohitaji taarifa/bidhaa/huduma fulani zilizothibitika kiuchambuzi. Hapa ndipo yanapokuja maswala ya ‘zimazoto’ sasa.
Unapokumbana na dalili hizi katika utendaji wa biashara/kampuni yako, ni dhahiri huna budi kupitia upya mfumo mzima wa kukusanya taarifa mbalimbali katika biashara yako kama aina ya bidhaa/huduma zinazopendwa/zisizopendwa, bidhaa/huduma kulingana na hali ya hewa, aina ya wateja wako wakubwa, wanapopatikana kwa wingi nakadhalika. Baada ya kufahamu hilo hakikisha unaandika na kuandaa ripoti mara kwa mara kwa kadiri inayowezekana (kwa mwezi, miezi3/6, mwaka). Halafu hakikisha unafanya uchambuzi vizuri kila unapoandaa ripoti yako. Jambo hili litakuongezea uwezo wa kufanya maamuzi sahihi kila wakati unapohitajika kufanya hivyo. Usiache kutumia ujasusi huu.
BIASHARA ZIPI ZINAWEZA KUTUMIA UJASUSI HUU?
Biashara zote zinao uwezo wa kutumia ujasusi katika shughuli zao za kila siku. Utaratibu huu ni msaada mkubwa kwa biashara za aina zote na viwanda kutoka vidogo mpaka vile vikubwa. Ni mbinu inayotumika dunia nzima.
Katika biashara za rejareja, Wal-Mart kwa mfano, hutumia data nyingi sana katika nyanja mbalimbali ili kuhakikisha wanaendelea kuliteka soko. Harrah’s amebadilisha sana ushindani katika michezo ya televisheni kutoka kujenga makasino makubwa mpaka kutengeneza Aplikesheni za kwenye simu zilizotengenezwa kukidhi haja za wateja na zenye huduma bora zaidi. Amazon na Yahoo sio tu tovuti za e-commerce, zimekithiri uchambuzi wa data na hufuata mbinu ya “test and learn” katika kubadili biashara zao kulingana na soko.
TEKNOLOJIA ZINAZOTUMIA UJASUSI KATIKA BIASHARA
Microsoft Power BI: Hii ni software ambayo huzalisha data nyingi sana pamoja na uchambuzi katika namna ambayo ni rahisi kutumia ikijumuisha Dashboard yenye ripoti mbalimbali, uchambuzi na utabiri wa kibiashara. Software hii huwasiliana na MS Office na hivyo kukurahisishia zoezi la kuingiza data ambazo hazijachakatwa kutoka vyanzo mbalimbali. Zingine ni Sisense na Zoho Analytics. Zote hizo zinapatikana mtandaoni kirahisi kwa kufuara utaratibu uliowekwa.
Sasa niwaulize wafanya biashara wa humu ndani. Mnatumiaga taratibu zipi za kijasusi kuhakikisha biashara zenu zinashamiri? Tupe maoni yako tafadhali kisha fuatana na makala hizi hapa chini ambazo zinarandana na somo ulilolipata leo. Gusa link kisha makinika.
